ГАРАНТ Интернет-версия
Войти Попробовать бесплатно
Октябрь 2017
Материал подготовлен экспертами журнала
"Актуальная бухгалтерия"

Оформляем бухгалтерскую справку

Бухгалтерская справка составляется в свободной форме, утвержденной в организации. Являясь одним из первичных документов она должна отвечать требованиям о наличии обязательных реквизитов. Другие виды информации добавляются в зависимости от конкретного факта хозяйственной жизни, оформляемого бухгалтерской справкой.

Более универсального документа, чем бухгалтерская справка, пожалуй, не существует. Ее можно оформить практически во всех случаях, когда нужно обосновать величину какого-либо показателя или зафиксировать факт хозяйственной жизни при отсутствии других первичных документов. В статье рассмотрим, для каких целей предназначена бухгалтерская справка и как правильно ее составить; какие показатели и какую информацию следует отразить в ней в зависимости от ситуации.

Применение бухгалтерской справки

Бухгалтерская справка является одним из первичных документов и служит для отражения в учете:

  • операций, для которых не предусмотрено составления иного первичного документа (например, в случае исправления обнаруженных в учете ошибок и т. д.);
  • записей, полученных в результате расчетов и сопоставлений, при отсутствии движения активов (например, при расчете дивидендов, курсовых разниц, сумм процентов по кредитам и займам, пособий по временной нетрудоспособности и проч.);
  • начисления налогов;
  • нормируемых расходов в налоговом учете.

Применяется бухгалтерская справка и для оформления процедур внутреннего контроля1.

Правила оформления

Унифицированная форма бухгалтерской справки предусмотрена только для организаций госсектора. Коммерсанты должны разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя в составе учетной политики2.

При разработке формы необходимо учитывать, что бухгалтерская справка должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа3, а именно:

  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • наименование документа и дату его составления;
  • содержание факта хозяйственной жизни, а также величину натурального и денежного измерения такого факта с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Другие виды информации добавляют в бухгалтерскую справку в зависимости от конкретного факта хозяйственной жизни, оформляемого этим документом. При этом указанной информации должно быть достаточно, чтобы по истечении времени бухгалтеру не пришлось тратить время на поиски и воспоминания о том, откуда взялась та или иная цифра. Поэтому к справке, в которой приведены какие-либо расчеты, следует приложить первичные документы (их копии), на основании которых она была составлена.

Елена Титова,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

1 п. 8.1 информации Минфина России от 25.12.2013 № ПЗ-11/2013

2 ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ);
п. 4 ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н

3 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ

Бухгалтерская справка как аргумент в судебном споре

Как свидетельствует арбитражная практика, своевременно и грамотно составленная бухгалтерская справка в совокупности с другими документами признается судами в качестве аргумента, помогающего компаниям отстоять свою позицию в споре с налоговыми органами.

Так, суды принимают бухгалтерскую справку в качестве подтверждающего документа, в частности, в следующих случаях:

  • при подтверждении размера причиненного вреда (вместе с отчетом об определении рыночной стоимости имущества)4;
  • в качестве обоснованности включения в состав материальных расходов сверхнормативных (технологических) потерь наряду с приказами руководителя об их списании, актами инвентаризации, требованиями-накладными, калькуляциями себестоимости5;
  • при распределении прямых и косвенных расходов (наряду с учетной политикой)6;
  • при обосновании раздельного учета по НДС (наряду с учетной политикой)7.

Составление бухгалтерской справки при...

Еще раз обратим внимание, что при рассмотрении споров бухгалтерские справки принимаются судами только в совокупности с другими документами, на основании которых справки были составлены.

Рассмотрим на практических примерах образцы составления бухгалтерских справок.

...исправлении ошибки

При исправлении ошибок и составлении сторнировочных записей в бухгалтерской справке необходимо указать следущую информацию:

  • когда и какая операция была неверно отражена в учете;
  • причину совершенной ошибки;
  • содержание исправительной записи;
  • ссылку на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

Пример

Организация в марте 2017 г. приобрела станок ВС-150. При этом расходы по доставке и на погрузочноразгрузочные работы приобретенного объекта основных средств были ошибочно отнесены бухгалтером на текущие расходы. Ошибка была обнаружена только в мае 2017 г. На момент исправления ошибки объект еще находился в стадии доработки (образец 1).

...реализации товаров в розницу

Физические лица не являются плательщиками НДС, поэтому при реализации им товаров (работ, услуг) счет-фактура им не выставляется8. Продавец — плательщик НДС может составить бухгалтерскую справку (образец 2), в которой будут отражены сводные данные по таким операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал).

Эта справка и будет зарегистрирована в книге продаж. Период, за который она должна составляться, необходимо установить в учетной политике9.

Елена Титова,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

4 пост. АС УО от 23.01.2015 № Ф09-9606/14

5 пост. АС УО от 05.08.2015 № Ф09-4855/15

6 пост. АС ПО от 15.04.2015 № Ф06-22131/13

7 пост. ФАС СКО от 17.06.2014 № Ф08-3579/14

8 п. 7 ст. 169 НК РФ

9 письмо Минфина России от 19.10.2015 № 03-07-09/59679

Образец 1

Подготовлено с использование системы ГАРАНТ

Бухгалтерская справка

Дата составления 02 мая 2017 года

№ п/п Содержание факта хозяйственной жизни Дата Бухгалтерская проводка, сумма (руб.) фактическая
1 Расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы приобретенного станка ВС-150 отнесены на текущие расходы 31.03.2017 ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60 – 10 000
2 Сторнированы ошибочно отраженные расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы приобретенного станка ВС-150 02.05.2017 ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60 – 10 000 (сторно)
3 Расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы отнесены на увеличение первоначальной стоимости станка ВС-150 02.05.2017 ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 – 10 000
Главный бухгалтер [Иванова] Иванова Т.Е.
Бухгалтер [Петрова] Петрова К.И.

Образец 2

Подготовлено с использование системы ГАРАНТ

Бухгалтерская справка

Дата составления 30 июня 2017 года

№ п/п Содержание факта хозяйственной жизни Сумма, руб. Корреспонденция счетов
ДЕБЕТ КРЕДИТ
1 Всего продано товаров физическим лицам за период II кв. 2017 г. (с учетом НДС) 125 500 50 90.1
2 НДС с проданного товара составил 19 144 90.3 68
Главный бухгалтер [Иванова] Иванова Т.Е.
Бухгалтер [Петрова] Петрова К.И.

... выявлении излишков

Пример

Компания на УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» 31.03.2017 провела инвентаризацию имущества, в ходе которой были выявлены следующие излишки: стеллажи из металла (складское оборудование) и шуруповерт.

Рыночная стоимость излишков была определена на основании прайс-листов производителей (стеллажи из металла — 125 000 руб., шуруповерт — 5000 руб.) и зафиксирована в бухгалтерской справке (образец 3).

...начислении дивидендов

Расчет дивидендов осуществляется на основании решения или протокола о распределении прибыли, полученного от собственников. При этом величину прибыли к распределению (или ее часть), которая прописана в полученном документе, необходимо умножить на долю каждого учредителя в уставном капитале компании (образец 4).

...определении величины курсовых разниц

Пример

Организация реализует товары, договорная стоимость которых выражена в у. е. (1 у. е. равна 1 доллару США).

По условиям договора товары оплачиваются по курсу Банка России на дату перечисления денежных средств (образец 5).

Товары отгружены 14.07.2017 г. на сумму 5900 долларов. Оплата от покупателя поступила 18.07.2017 г.

Елена Титова,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Образец 3

Подготовлено с использование системы ГАРАНТ

Бухгалтерская справка

Дата составления 31 марта 2017 года

№ п/п Содержание факта хозяйственной жизни Номер счета Сумма (руб.) Основание
ДЕБЕТ КРЕДИТ
1 Расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы приобретенного станка ВС-150 отнесены на текущие расходы       - акт инвентаризационной комиссии;
- прайс-лист организации-производителя
(прилагается к бухгалтерской справке)
2 Сторнированы ошибочно отраженные расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы приобретенного станка ВС-150 10 91 125 000
3 Расходы по доставке и на погрузочно-разгрузочные работы отнесены на увеличение первоначальной стоимости станка ВС-150 10 91 5000
Бухгалтер [Петрова] Петрова К.И.

Образец 4

Подготовлено с использование системы ГАРАНТ

Бухгалтерская справка по расчету дивидендов за 2016 год

Дата составления 28 апреля 2017 года

Учредитель (статус) Доля в уставном капитале Начисленная сумма дивидендов, руб. Форма удержания — размер, сумма (руб.) Сумма дивидендов к выплате, руб.
Маратов Евгений Павлович (резидент РФ) 50% 60 000 НДФЛ — 13%, 7800 52 200
Ионидис Дмитрос (нерезидент РФ, гражданин Республики Кипр) 50% 60 000 НДФЛ — 5%, 3000 57 000

Примечание: НДФЛ по ставке 5% с дохода в виде дивидендов взимается на основании подп. «а» п. 2 ст. 10 Соглашения между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Кипр об избежании двойного налогообложения в отношении налогов на доходы и капитал (Никосия, 5 декабря 1998 г.)

Главный бухгалтер [Иванова] Иванова Т.Е.
Бухгалтер [Петрова] Петрова К.И.

Образец 5

Подготовлено с использование системы ГАРАНТ

Бухгалтерская справка

Дата составления 18 июля 2017 года

№ п/п Содержание факта хозяйственной жизни Дата совершения операции Курс валюты Сумма Корреспонденция счетов
в у. е. (долл.США) в руб.коп. ДЕБЕТ КРЕДИТ
1 Реализовано товаров 14.07.2017 60,1836 5900 355 083,24 62 90.1
2 Поступление денежных средств 18.07.2017 59,0657 5900 348 487,63 51 62
3 Отражена отрицательная курсовая разница 18.07.2017     6595,61 91.2 62
Главный бухгалтер [Иванова] Иванова Т.Е.
Бухгалтер [Петрова] Петрова К.И.
Елена Титова,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов
kypit-garant