Роуминговый обмен счетами-фактурами

С 1 июля 2016 года компании могут требовать от своих операторов электронного документооборота роуминговый обмен счетами-фактурами. Для этого фирмы должны дать согласие своим операторам на предоставление сведений другому оператору документооборота.

Уже пять лет компании имеют возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме1. Такой счет-фактура является полноценным документом наравне с бумажным вариантом.

Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме компании вправе по взаимному согласию и при наличии технических возможностей для приема и обработки документов. Передача счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время получения и хранит подтверждение совершившегося факта документооборота. Виртуальный счет-фактура содержит те же реквизиты и данные, что и бумажная версия, и он также должен быть подписан руководителем или доверенным лицом. Только в данном случае подпись будет электронной.

Что мешало внедрению ЭДО счетов-фактур

В век информационных технологий бизнесу проще перейти на электронный документооборот, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат. Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту.

Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.

Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.

В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.

На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов. Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления. Ведь основную проблему и задержку развития документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.

Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов2:

• формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме3;
• формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме4;
• формат счета-фактуры и формат представления документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме5.

Роуминговый обмен

Помимо увеличения числа формализованных документов важным фактором интеграции электронного документооборота является сервисная доступность и системная поддержка. Цель состоит в том, чтобы компании, отправляя документы своим контрагентам по телекоммуникационным каналам связи, не думали, к каким операторам электрон­ного документооборота (ОЭДО) они подключены, могут ли операторы состыковаться, какие проблемы могут возникнуть при отсылке документов и т. д. Поэтому сейчас операторы налаживают процессы подключения и готовы к роуминговым соглашениям со всеми операторами.

Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.

Раньше у компаний возникали проблемы с наладкой и ведением электронного документооборота, если контрагент использовал услуги другого оператора связи. Для отладки взаимодействия между операторами необходимо проведение ряда технологических и юридических процедур. Это связано с некоторыми отличиями в технологии формирования контейнеров, содержащих документы, у каждого оператора, а также отсутствием нормативных требований по обеспечению взаимодействия между операторами.

Изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами

ФНС России и Минфин России принялись за решение проблемы с отсутствием роуминга. Для этого были внесены изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Так, в Налоговом кодексе появилась норма, которая обязывает ОЭДО обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур (при необходимости через оператора, заключившего сделку с другой стороной). Чтобы участвовать в электронном документообороте, продавцу (покупателю) нужно подать оператору заявление, в котором теперь также следует указывать сведения о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору документооборота6. Таким образом, компании получили законное право требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме.

Со своей стороны, сотрудники ФНС России выпустили приказ, который должен повысить доверие к деятельности операторов электронного документооборота. Для этого при обмене счетами-фактурами в электронной форме и для обеспечения гарантий налогоплательщиков была организована сеть доверенных операторов электронного документооборота (ДОЭД). Главная задача ДОЭД — обеспечить возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, защитить от фальсификации электронных счетов-фактур.

С 1 июля 2016 года для включения в сеть доверенных операторов электронного документо­оборота операторы обязаны предоставить в том числе и подтверждение возможности оказания услуг роуминга7.

Доверенный ОЭДО, не выполняющий указанные функции, в том числе услуги роуминга, может быть исключен из сети ДОЭД.

Роуминговое соглашение подтверждает, что бизнес-сообщество заинтересовано в расширении границ ЭДО. Сами операторы готовы выходить на новый уровень конкуренции. Также государственные службы активно способствуют развитию и промышленному использованию электронного документооборота.