Оплата отпуска зависит от количества его дней и среднего дневного заработка. Предоставление отпуска производится в календарных, а в некоторых случаях в рабочих днях. При расчете среднедневного заработка нужно учесть определенные нюансы.
Сумма отпускных является произведением среднего дневного заработка, определяемого за расчетный период, и количества дней отпуска:
Сумма отпускных = Среднедневной заработок х Количество дней отпуска
Расчет имеет свои особенности. Рассмотрим моменты, на которые бухгалтеру нужно обратить особое внимание.
В календарных днях. Количество дней отпуска рассчитывается исходя из дат, указанных в заявлении на отпуск (приказе на отпуск). Как правило, продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях.
В основном оплачиваемом отпуске работник может находиться не более 28 календарных дней, за исключением некоторых профессий, для которых законодательством установлены другие сроки1.
Случаи предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков предусмотрены отдельными федеральными законами2. Кроме того, работодатели, с учетом своих производственных и финансовых возможностей, могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников3.
Отметим, что нерабочие праздничные дни не включаются в расчет числа календарных дней отпуска4.
В рабочих днях. Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает расчет оплачиваемого отпуска в рабочих днях. К таким категориям относятся:
- лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев (предоставляется два рабочих дня за месяц работы5);
работники, занятые на сезонных работах (отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы6);
- судьи (предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 30 рабочих дней7);
- работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также сотрудники организаций, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека (предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 36 рабочих дней8).
1 ст. 115 ТК РФ
2 Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-ФЗ, Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1, Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ
3 ст. 116 ТК РФ
4 ст. 120 ТК РФ
5 ст. 291 ТК РФ
6 ст. 295 ТК РФ
7 п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1
8 пост. Минтруда России от 08.08.1996 № 50
При расчете как в рабочих, так и в календарных днях определение сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, имеет особенности. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца9.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков в календарных днях исчисляется по формуле:
Среднедневной заработок = Фактически начисленная за последние 12 календарных месяцев зарплата : 12 : 29,3,
где 29,3 — это среднемесячное число календарных дней10.
При расчете в числитель необходимо поставить фактически начисленную заработную плату за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно)11.
Однако приведенная выше формула верна только для случая, когда человек полностью отработал весь расчетный период, то есть у него не было отпусков, больничных, командировок, пособий по уходу за ребенком до полутора лет и т. д.12 Во всех других случаях появляются периоды (дни), которые нужно исключать из расчета среднего заработка, причем как из числителя, так и из знаменателя. Средний дневной заработок исчисляется по формуле:
Среднедневной заработок = Фактически начисленная за последние 12 календарных месяцев зарплата : (29,3 x Количество полностью отработанных месяцев + 29,3 : Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце x Количество календарных дней, фактически отработанных в не полностью отработанном месяце)
Чтобы определить количество фактически отработанных календарных дней в не полностью отработанном месяце, необходимо из количества календарных дней в не полностью отработанном месяце вычесть количество исключаемых из периода дней13.
9 ст. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169
10 ч. 4 ст. 139 ТК РФ
11 п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение)
12 п. 5 Положения
13 пп. 5, 10 Положения
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, рассчитывают следующим образом:
Среднедневной заработок = Суммы начисленной зарплаты : Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели
Если же рабочий период отработан не полностью или есть исключаемые периоды, то формула расчета среднего дневного заработка будет иметь следующий вид:
Среднедневной заработок = Суммы начисленной зарплаты : (Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели – Количество исключаемых рабочих дней)
По общему правилу расчетный период равен 12 месяцам, предшествующим месяцу ухода в отпуск. Однако бывают и исключения.
Во-первых, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней зарплаты, если это не ухудшает положение работников14.
Во-вторых, если работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период, то последний определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период15.
В ситуации, когда и до начала расчетного периода у работника не было фактически начисленного заработка или отработанных дней, средний заработок определяется исходя из размера зарплаты за фактически отработанные дни в месяце ухода в отпуск16.
Если же работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней ни за расчетный период, ни до его начала, ни в месяце ухода в отпуск, средний заработок определяется исходя из установленной сотруднику тарифной ставки, оклада (должностного оклада)17. При этом формула расчета среднего дневного заработка для календарных дней выглядит так:
Среднедневной заработок = Оклад : 29,3
Формула расчета среднего дневного заработка для отпуска в рабочих днях выглядит так:
Среднедневной заработок = Оклад : Количество рабочих дней в месяце по календарю шестидневной рабочей недели
14 ч. 6 ст. 139 ТК РФ
15 п. 6 Положения
16 п. 7 Положения
17 п. 8 Положения
18 письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337-17
Выплаты, учитываемые для расчета среднего дневного заработка. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат (т. е. и зарплаты и премии).
Премии учитываются при определении среднего заработка в следующем порядке:
1. Ежемесячные премии и вознаграждения — фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
2. Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, — фактически начисленные в расчетном периоде, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода.
3. Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — независимо от времени начисления вознаграждения.
Если премия по итогам работы за год начислена после выплаты отпускных, нужно пересчитать средний заработок с учетом выплаченной премии и произвести доплату отпускных работнику. Годовая премия при расчете среднего заработка учитывается в полном объеме19. При этом, если расчетный период отработан не полностью или из него исключалось время20, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.). Если сотрудник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм21.
При повышении в организации окладов средний дневной заработок рассчитывается в следующем порядке:
1. Если повышение произошло в расчетный период — выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления оклада, установленного в месяце последнего повышения окладов, на оклады, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.
19 абз. 4 п. 15 Положения
20 п. 5 Положения
21 п. 15 Положения
2. Если повышение произошло после расчетного периода до наступления отпуска — повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.
3. Если повышение произошло в период отпуска — часть среднего заработка повышается с даты повышения оклада до окончания отпуска.
При понижении в организации окладов средний дневной заработок сотрудников определяется в общем порядке. Индексация окладов предусмотрена только при повышении окладов22. При их понижении никаких коэффициентов нет, поэтому расчет среднедневного заработка будет определяться исходя из фактически начисленной зарплаты за расчетный период.
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала23. При этом Минтруд России разъясняет24, что речь идет именно о календарных днях.
В трудовом законодательстве нет запрета на выплату отпускных раньше чем за три дня до отпуска. Обратите внимание, что работодатель, который по заявлению сотрудника предоставил последнему отпуск со следующего дня, в связи с чем бухгалтерия не смогла выплатить отпускные в установленные законодательством сроки, должен дополнительно выплатить денежную компенсацию за несвоевременную выплату отпускных25. Кроме того, организация-работодатель и директор (должностное лицо) могут быть привлечены к административной ответственности26. Предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 до 5 тысяч рублей;
- на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
22 п. 16 Положения
23 ч. 9 ст. 136 ТК РФ
24 Информация Минтруда России от 16.06.2014; п. 3 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1
25 ст. 236 ТК РФ
26 ст. 5.27 КоАП РФ